Örgütsel Yönler
Last updated
Last updated
Bu bölüm, bir eğitim etkinliği düzenlemenin temel pratik yönleri konusunda size rehberlik edecektir. Tabii ki, neye ihtiyacınız olduğu ve ne kullanacağınız, düzenleyeceğiniz etkinliğin türüne bağlı olacaktır! Kontrol listesi buna göre düzenlenmelidir. Bu bölümde, hazırlık adımları ve gerekli örgütsel görevler ile ilgili bilgi alacaksınız. Bu size yalnızca etkinlik düzenleme ile ilgili değerli bilgiler sunmayacak, aynı zamanda eğitiminizi hazırlarken sizi rahatlatacaktır. Bu kitaptaki materyallerin çoğunun ve bütün olarak kitabın uygulamalı çalıştaylar bağlamında eğitime odaklandığını unutmayın. Farklı türde bir etkinlik yapmak aşağıdaki önerilerden farklı kararları gerektirebilir.
Ne tür etkinlik düzenleyeceğinize karar vermeniz eğitimin ilk önemli adımıdır. Dikkate alınması gereken bazı noktalar:
Eğitimin formatı: çevrimiçi çalıştay, seminer, ders, çevrimiçi eğitim ya da çevrimiçi ve yüz yüze karışık eğitim?
Katılımcı, resmi, bağımsız mı olacak?
Etkinlik mevcut müfredat ile bütünleştirilebilir mi?
Dışarıdan başka uzmanları davet etmeniz gerekiyor mu? Bunun için gereklilikler neler (örneğin, fonlama)?
Eğitim bir zorunluluk mu yoksa katılımcıların katılıp katılmamayı seçebildikleri türde mi?
Katılımcılar eğitim için herhangi bir akreditasyon alacak mı?
Bu format için ne tür bir mekana ihtiyacınız var?
Mümkün eğitim türleri ve özellikleri ile ilgili size başlangıç rehberliği sağlaması için aşağıdaki öneriler tablosunu inceleyin.
| EĞİTİMİN TÜRÜ | ||||
|---|---|---|---|---|
Canlı çalıştay | Kurs/sınıf | Ders | Çevrimiçi eğitim | |
Katılımcı hacmi | ||||
20'den az | x | x | x | x |
40'tan az | x | x | x | |
40'tan fazla | x | x | ||
Fonlar | ||||
Yok | x | x | ||
Az | x | x | x | x |
Yüklü | x | x | ||
Zaman | ||||
Yarım günden az | x | x | x | x |
Yarım gün - 1 gün | x | |||
1 - 4 gün | x | x | ||
4 günden fazla | x (seri) | x (seri) | ||
Eğitim seviyesi | ||||
Giriş düzeyi | x | x | ||
Farkında | x | x | x | |
Orta düzey | x | x | x | |
İleri düzey | x | x | x | x |
Etkinliğe katılmadan önce hedef kitlenizi tanımladığınızdan ve onların ihtiyaçlarının farkında olduğunuzdan emin olun. Hedef kitlenizi, hedef kitlenin büyüklüğünü ve (misafir) eğitmenlerin sayısını veya yetkinliğini göz önünde bulundurun.
Başkalarıyla işbirliği yapmak
Bazı eğitimler birden fazla eğitmen gerektirir. Kurumunuzdaki meslektaşlarınızdan ya da hizmet birimlerinden destek almaya çalışın. Kurumsal desteği belirleyin (örneğin, fonlama, oda(lar), çalışma saati) ve bunlar için karar vericilere ulaşın - örneğin, kayıt için yardım isteyebilir, ya da duyurular için baskı servisi ya da iletişim departmanı ile iletişim kurabilirsiniz. Gönüllülerin tüm faaliyetler hakkında yeterince bilgilendirildiğinden ve etkinliğin amaçları ve uygulanabilirliği hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olun. Onları katılımcıların katılımını teşvik etmenin önemi konusunda bilgilendirin. Eğer bütçe izin verirse, bazı hizmetleri dışarıdan da temin edebilirsiniz.
Kaynakları birleştirmek ve diğer proje veya programlarla etkiyi/işbirliğini artırmak için kurumunuzdaki veya farklı yerel kurumlardaki diğer departmanlarla ortaklık kurmayı düşünün. Bunlar herhangi bir etkinliği önermeden ya da duyurmadan önce üzerinde çalışılması gereken kilit noktalardır. Bunları çözmek etkinliğin sizin ve katılımcılarınız için sorunsuz geçmesini sağlar. Ayrıca, etkinliğinizi bilinen bir konferansa ya da yerel/uluslararası bir etkinliğe entegre etmeyi de düşünebilirsiniz.
Etkinlik ile ilgili yardımı dokunabilecek diğer eğitimcileri ya da uzmanları/konuk konuşmacıları belirleyin. İdeal olarak, bunlar kurumunuzdaki ya da yerel başka kurumlardaki diğer açık bilim savunucuları olacaktır, ancak (seyahat için finansal desteğe ihtiyacı olabilecek) yerel olmayan uygun eğitmenler bulmanız gerekebilir. Farklı düzeylerde temsiliyeti sağlamaya çalışın (aşağıdaki "Temsiliyet" başlıklı kısmı inceleyin). The Carpentries'e göre, 40 kişilik bir çalıştay için, herhangi bir sorunu sürekli olarak izleyecek her 5 katılımcı için bir yardımcı da dahil olmak üzere, değişimli olarak konuşan ve öğrencilere sorunları ile ilgili destek olan en az iki (ve muhtemelen üç) kişiye ihtiyaç vardır.
Temsiliyet
Kapsayıcı bir ortamın sağlanması, herhangi bir başarılı eğitim etkinliği için önemlidir. Programınızın her bileşeninin bir dizi arka plan bilgiye dayandığından emin olun. Düzenleme ekibiniz, konuşmacılar ve eğitimciler cinsiyet kimlikleri, farklı disiplinler, yeterince temsil edilmeyen gruplar, farklı ırksal arka planlar ve (etkinliğinizi yerel olmayan katılımcılara açmayı düşünüyorsanız) coğrafi bölgeler bağlamında temsiliyeti sağlamalıdır.
Yeterince temsil edilmeyen gruplardan eğitimcileri ve konuşmacıları aktif olarak davet edin. Onlarla, özel hedef ve ihtiyaçları hakkında konuştuğunuzdan emin olun ve etkinliğin planlanmasında bunlara yer verin. Eğitimcilerle ilgili daha fazla bilgi edinmek için "Öğrenme ve Eğitim Üzerine" başlıklı bölümün Eğitmenle ilgili beklentiler adlı kısmına bakın. Farklı etnik kökenler, cinsiyet kimlikleri, disiplinler ve coğrafi bölgelerden katılımcılar için yer ayrıldığından emin olun (bkz. Kapsayıcı katılım/etkileşim. Çalıştayınızı nasıl daha kapsayıcı ve davetkar hale getirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için, bkz. SPARC - Konferans Planlama Kontrol Listesi.
Yüz yüze bir eğitim düzenlemeden önce mekanla ilgili birkaç şeyi de göz önünde bulundurun. Birçok engeli önlemenize yardımcı olabilir:
Mekana katılımcılar tarafından kolaylıkla ulaşılabilmelidir. Mekanın asansör erişimi, erişileblir girişleri, rampaların yanısıra açık ve okunaklı yönlendirmeleri olmalıdır. Mekana toplu taşıma ya da araba (park alanları) ile kolay erişim sağlandığından ve tren istasyonlarından ya da hava alanından çok uzak olmadığından emin olun. Bir çalıştayın nasıl erişilebilir kılınabileceğine dair bir kontrol listesi için, bkz. Erişilebilir Toplantılar için Araç Kutusu - Amerikan Barolar Birliği ve SPARC - Konferans Planlama Kontrol Listesi. Katılımcılarınızı karşılayacağınız ve katılımcıların dolaşıp sosyalleşebilecekleri bir alan yaratın. Yiyecek/içecek servisi için ayrı bir alan olmalı. Ayrıca, mekanın hamile/anne odası (maternity room), mescit ve cinsiyet ayrımı gözetmeyen bir tuvalet sunup sunmadığını kontrol edin.
Eğitim salonu yeterli donanıma sahip olmalıdır ("Ekipman ve ortam" başlıklı kısma bakın). Salonda herbir katılımcı için yeterli WiFi ve güç erişimi (muhtemelen çoklu prizler/uzatma kabloları aracılığıyla) olmalıdır. Gereksinimlerinize göre mobilyaların yeniden düzenlenip düzenlenemeyeceğini kontrol edin. Sunum yapacak kişinin durmak için yüksek (veya yükseltilebilir) bir masaya ve (kayıt ve/veya erişilebilirlik için) bir mikrofona ihtiyacı olacaktır. Katılımcı soruları için ek bir mikrofon erişilebilirliğe yardımcı olur.
Etkinliğin uzunluğu, vermek istediğiniz eğitimin içeriğine ve derinliğine bağlıdır. Herbir bileşenin ne kadar zaman alacağına dair bir tahmininiz olmalı. Kaynaştırıcılar (ice-breakers) ve giriş de dahil olmak üzere bir gündem ve zaman çizelgesi oluşturduğunuzdan emin olun. Öğle yemeği ve kahve araları için yeterli zaman ayırın. Başlangıç ve bitiş zamanlarınız makul olsun (bkz. Eğitime başlamak).
Etkinliğinizi planlamadan önce, insanların katılımını engelleyebilecek ya da teşvik edecek durumları düşünün ve etkinlik için uygun bir tarih ve zaman seçmeye çalışın. Resmi tatiller, dini bayramlar veya benzer etkinliklerle çakışmamasına dikkat edin. Etkinliğiniz bir üniversitede düzenleniyorsa, sınıf programlarını dikkate alın. Daha fazla dikkat çekmek, katılımı artırmak ve başka etkinliğe katılan bir konuşmacıyı çekme şansına sahip olmak için eğitim oturumunuza daha büyük bir konferans ya da toplantıda yer vermeyi düşünebilirsiniz. Aile dostu bir çalıştay akşamları ve haftasonlarını doldurmaktan kaçınmalı, çocuk bakımı ve çocuk bakımı sponsorluğu sağlamalı ve emziren anneler için alanlar sunmalıdır.
Etkinliğinizi yapmanıza yardımcı olması, mekan gibi şeylere para ödemek (ev sahibi kurum bunu ücretsiz sağlayamıyor ya da sağlayamayacaksa), yerel olmayan eğitimcilere/uzmanlara seyahat desteği vermek, ikramlar, malzemeler (örneğin, rozetler, USB sürücüler) ve promosyon ürünleri için finansal desteğe ihtiyaç duyabilirsiniz. Çoğu türdeki eğitim malzeme ve ekipman için en azından biraz paraya ihtiyaç duyacaktır. Ayrıca, bir etkinliği yaparken insan kaynaklarıyla ilgili maliyetlerin genellikle en yüksek maliyetler olduğunu unutmayın. Genellikle bütçelendirilmeyen, personelin materyalleri ve içeriği hazırlaması için gereken zamanı belirlemek de iyi olur.
Eğitiminiz için bir bütçe yaratmanın farklı yollarını düşünün. Mümkünse, kurumunuzdan fon talep edin. Aksi takdirde, katılımcılardan ücret talep etmeniz ya da burs ve diğer fon sağlama yollarını araştırmanız gerekebilir.
Ücret
Fonların ya da ücretlerin toplanması ve yönetimi zor olabilir. Eğer bunu yapmayı planlıyorsanız, mevcut çevrimiçi bir kayıt servisini (örneğin, Eventbrite, Event Smart) ya da kurumunuzun konferans/etkinlik servisini kullanmayı düşünmelisiniz. Ücretler etkinliğin erişilebilirliğini etkilese de, uygun bir kayıt ücreti almak (örneğin, 20–40 $ ya da 15–30 €) kayıt yaptıranları fiilen katılmaya teşvik eder—Software Carpentry, bunun, kayıt yaptırdığı halde gelmeyenlerin oranını üçte birden neredeyse %5'e düşürdüğünü bulmuştur (Wilson 2016).
Herhangi bir ücret talep etmeyi planlıyorsanız, kurumunuzun finans ekibiyle bunun nasıl en uygun olacağını netleştirmeniz iyi olur. Bazı durumlarda, bu gibi şeyleri ayarlamak için harcanan zaman/çaba -özellikle uygun bir kayıt ücreti tahsil ediliyorsa- ücretlendirmenin değerinden daha pahalıya patlayabilir. Kurumunuzun muhtemelen uygulanması gereken belirli finansal süreçleri ve bütçe kodları olacaktır, bu nedenle en iyi yaklaşımın ne olduğunu görmek için onlarla önceden konuşun. Bu Eventbrite gibi dış kaynaklı servisler kullanıldığında dahi geçerlidir (gelirinizin kurumunuza gelebilmesi için kurumsal bir bütçe merkezine ihtiyacınız olacak).
Bir ücret alıyorsanız, ödeme yapamayacak veya burs bulamayanlar için talep üzerine bu ücretten feragat etmeyi düşünün. Kendi kendine fonlama anlamında en fazla engelle karşılaşan gruplara burs tahsisinde öncelik verilmelidir.
Fonlama
Bir kaç farklı kaynaktan fon alabilirsiniz: ev sahibi kurum, şirketler gibi dış sponsorlar, öğretim üyesinin/sorumlu araştırmacının hibeleri için bütçelenmiş fonlar ya da kayıt ücretleri yoluyla. Etkinliğinize sponsor olabilecek herhangi bir iç kaynak veya ilgili yerel kuruluşlar olup olmadığını kontrol edin. Potansiyel bir ortak bulduysanız, fonlama koşullarını gözden geçirin. Etkinlik web sitenizde ya da etkinlik esnasında tanıtım/reklam yapmak gerekebilir.
Daha büyük etkinlikler için farklı sponsorluk düzeylerini (bronz, gümüş, altın) dikkate alın. Etkinliği birlikte düzenleyebileceğiniz ve masrafları paylaşabileceğiniz diğer proje ve programlara da bakmak isteyebilirsiniz.
Uzun dönemli hazırlık
Düşünülmesi gereken bazı şeyler:
Katılımcıların internete erişmesi gerekecek mi? Erişim gereksinimlerinin (örneğin, misafir hesabı ayrıntılarının sağlanması) önceden düşünüldüğünden emin olun. Mekanda yeterli elektrik prizi olup olmadığını kontrol edin. Teknik desteğin sağlanıp sağlanmadığını önceden mekan sahibi/sorumlusu ile konuştuğunuzdan emin olun. Etkinliği kaydetmeyi planlıyorsanız, uygun/doğru ekipmana sahip olduğunuzdan ve katılımcıların kayıt altına alınacaklarının farkında olduğundan (ve bunu onayladıklarından) emin olun. Herhangi bir eğitim çıktıyı nasıl lisanslayacağınız hakkında düşünün: Resimlere, videolara ve eğitim materyallerine bir CC lisansı mı uygulayacaksınız? Bu yazarlar için uygun mu?
Etkinlikten kısa süre önce
Tüm ekipman, araç ve materyallerinizin tam olarak çalışır durumda olduğundan emin olmak, eğitim sırasında utandıracak aksaklıklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Dizüstü bilgisayarınızın ya da materyallerinizin olduğu cihazın, mekandaki teknolojik araçlar/malzemeler ile uyumlu olduğundan emin olun. Konuk eğitimcilerden sunumlarını önceden isteyin ve tümünü aynı dizüstü bilgisayara kaydedin. Bu, bir konuşmacıdan diğerine geçisi kolaylaştıracaktır. Gerekli adapotörleri ya da ara kabloları getirdiğinizden emin olun. İnternet gücünü ve elektrik prizlerinin yanı sıra hoparlör ve projektörlerin çalışıp çalışmadığını ve dosya formatlarının desteklenip desteklenmediğini önceden kontrol edin. Teknik konularla ilgili acil bir iletişim kişisi olduğundan emin olun.
Herhangi bir kağıt broşürü önceden bastırdığınızdan ve bunların etrafa dağıtmak için yeterli olduğundan emin olun. Çok fazla materyal dağıtmayı planlıyorsanız, düzenlemeye yardımcı olması için dosyalar ve klasörler temin edebilirsiniz. Ya da tüm materyallerinizi, etkinlik web sayfası aracılığıyla eletronik ortamda erişilebilir hale getirin.
Çeşitli araçlar kullanmak, farklı öğrenme stillerine sahip bir katılımcı kitlesinin ilgisini çekmeye yardımcı olabilir. Herhangi bir öğretim yardımcısını önceden hazırlamalısınız (örneğin, kağıt panosu, pratik alıştırmalar, oyunlar). Bloknotlar, post-itler, kalemler ve raptiyeler getirin. Katılımcılar bilgisayar temelli başka materyallere ihtiyaç duyarsa, bunların iyi organize edildiğinden ve önceden hazırlandığından emin olun.
Etkinlik esnasında
Ekipmanınız arızalanırsa panik yapmayın. BT desteği isteyin ve sorunu katılımcılara açıklayın. Birçok insan bunu anlayacaktır. Size saatler gibi gelen şey, sadece birkaç dakikalık kayıp zamandır. Ekipman hala çalışmıyorsa, örneğin kağıt panosunu kullanarak çevrimdışı çalışmalar yapmayı deneyin. Ekipman sizin için olmazsa olmaz ise ve sadece küçük bir katılımcı grubu söz konuysa, etkinliği yeniden programlamayı önerin.
Etkinlikten uzun süre önce
Güçlü bir tanıtım ve iletişim stratejisi geliştirmek, katılımı artırmanın yanı sıra size mesajlarınızı/iletilerinizi nasıl geliştirip düzelteceğinizi öğretmek için esastır.
Eğitiminizin nasıl bir ismi olacağını düşünün. Çerçevelemenizi ve ileti sisteminizi düşünün. Başvurabileceğiniz ortak değerler nelerdir? Örneğin, bir "Açık Bilim çalıştayı" mı yoksa "Nasıl yayın yapılır?" konusu üzerine bir çalıştay mı yapacaksınız? Katılımcıları toplantı odasına nasıl alacaksınız? Unutmayın, eğitim tek yönlü değildir ve bir ağ oluşturma fırsatı olarak çerçevelenerek teşvik edilebilir. Örneğin, enstitülerden, lisansüstü eğitim veren okullardan, destek personeli eğitimlerinden, değer belirleme merkezleri (valorization center) vb. yerlerden bazı ortaklar bulabilirsiniz.
Elektronik ortamı da elektronik olmayan ortamı da kullanabilirisiniz. Kurumsal e-posta listelerini ve sosyal medyayı (örneğin, Twitter, Facebook, blog) kullanın. Bu etkinlik için özel sosyal medya hesaplarınız olacak mı? Onlarda ne tür içerik paylaşacaksınız? İlgili görüntü ve logolar üzerine düşünün. Birden çok etkinlik yapmayı düşünüyorsanız bu daha da önemlidir. Etkinlik kurumsal bir organizasyonun sponsorluğunda ya da ortaklığında yapılacaksa (örneğin, kütüphane, belli bir okul/bölüm), bu durumda söz konusu organizasyonun hesaplarını kullanmak isteyebilirsiniz. Bunun, başka birinin paylaşım yapmasını gerektirebileceğini aklınızda bulundurun. Bu önerilerin birçoğu, kurumsal onay ve ek bütçe desteği gerektirebilir - bu seçenekleri mümkün olan en kısa sürede araştırmaya başlayın.
Kurumunuzda el ilanları (flyers) veya posterleri dağıtıp dağıtamayacağınızı öğrenin. Poster tasarlayacak mısınız? Ne tür logolar, görüntüler, metinler ve bilgilere yer vermeniz gerekiyor? Önceden tanımlanmış hedefleri (beceriler ve bilgi) açıkça ilettiğinizden emin olun. İlgili kuruluşlardan tanıtım konusunda yardım isteyin. İlgili medya ile bağlantı kurun, bir basın açıklaması hazırlayın.Mevcut iletişim kanallarını kullanın, örneğin, üniversite kütüphanesinde konu kütüphanecilerinden etkinliği akademik topluluklara duyurmalarını isteyebilirsiniz.
Etkinlikten kısa süre önce
Sosyal medya üzerinden ve e-posta listelerinden bir hatırlatma gönderin. Katılımcıların eğitimin yapılacağı salonu bulabilecekleri yönlendirmeler yapın.
Etkinlik esnasında
Web sitesinde ve sosyal medyada etkinlikten resimler ve kısa videolar yayınlayın. Katılımcıları eğitim için belirlenen hashtag ile ilgili bilgilendirin ve etkinlik esnasında en az bir tweet/mesaj göndermelerini isteyin. Gelecek etkinliklerin reklamı için katılım nedenlerini toplayın.
Etkinlikten uzun süre önce
Eventbrite veya Event Smart gibi (ücretsiz etkinlikler için ücretsiz, ancak aşağıdaki durumlarda ücretler içerebilen) bir hizmeti kullanarak bir etkinlik kaydı oluşturun ya da Google Formlar gibi bir şey kullanarak temel bilgileri toplayın. Daha küçük etkinliklerde e-posta yoluyla kayıt seçeneği de kullanılabilir. Ancak, katılımcılar kayıt olduğunda onay e-postası göndermeyi ve etkinlikten önce bir hatırlatma e-postası göndermeyi atlamayın.
Talep etmek istediğiniz / talep etmeniz gereken katılım ücretini düşünün (bütçeye bakın). Öğrencilerin alabileceği kredileri düşünün. Sertifika gerekli mi ("Katılım Sertifikası" başlıklı kısma bakınız)?
Topladığınız bilgiler konusunda duyarlı ve şeffaf olun. Cinsiyet, yaş ya da uyruk gibi birşey sormanız gerekiyorsa, bunun her zaman düşündüğünüz kadar basit olmadığını hesaba katın - her zaman boş bir alan seçeneği sunun. Lütfen Mrs. (Evli Kadınlar için kullanılır) ve Ms. (Evli ya da bekar farketmeksizin kadınlar için kullanılır) arasındaki ayrımı kullanmayın.
Katılımcıların konu ile ilgili halihazırda bildiklerini (ön bilgilerini) ölçmek için kısa bir anket yapabilirsiniz. Bu size eğitim materyalini hazırlamanızda yardımcı olur. Hangi verilerin paylaşılacağını/tutulacağını ve nedenini netleştirin. Katılımcılara her zaman cevap vermeme seçeneğini sunun ve arşivlediğiniz tüm bilgileri güvenli bir şekilde saklayın. Bir haber bülteni için veya iletişimde kalmak için ilgilenen katılımcılardan bir liste oluşturmayı düşünün, ancak veri korumanın farkında olun (AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği (Yönetmelik (AB) 2016/679) - EU General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679)) gibi).
Etkinlikten kısa süre önce
Katılımcı hacmine bağlı olarak, ilgili personeli olan ayrı bir kayıt masası sağlayın. Personelin katılımcı listesi dahil olmak üzere gerekli tüm bilgilere sahip olduğundan emin olun ve isimliklerle ve katılım sertifikalarıyla ilgilenmelerini sağlayın.
Eğer ayrı bir kayıt masası yoksa, elinizin altında bulunması gereken bilgileri içeren bir doküman hazırlayın (şunları düşünün: toplu taşıma, acil numaralar, sertifika talepleri, etkinlik esnasında güvenlik vb.).
Etkinlik esnasında
Katılımcılardan iletişim bilgilerini yeniden kullanmak veya paylaşmak ya da fotoğraf çekip yayınlamak için onay formu aldınız mı? Tüm katılımcılar katılımcı listesini imzaladı mı?
Etkinlikten uzun süre önce
Katılımcılara, misafir ve açış konuşmacılarına resmi davetiyeler hazırlayıp, gönderin.
Eğitim etkinliği için GitHub sayfalarını kullanarak ya da kurumsal web sitesi üzerinde bir web sayfası oluşturun.
Tüm önemli kaynakların görünür ve ihtiyaç halinde erişilebilir olduğından emin olun. Katılımcıların alıştırmalar için araştırma çıktıları (örneğin, makaleler, kodlar, veriler) getirmelerini isterseniz, hazırlanmaya zaman kalacak kadar önceden bilgilendirin (ve bunu isteğe bağlı yapmayı düşünün).
Etkinlikten kısa süre önce
Gereksinimler konusunda hedef kitlenizi önceden bilgilendirin.
Dizüstü bilgisayar ya da diğer çalışma materyalleri getirmelerine gerek olup olmadığı konusunda bilgi verin.
Yazılım veya programlama becerileri için gereken tüm ön koşulların önceden iletildiğinden emin olun.
En baştan başlamak zorunda kalmamak için bağlama uygun temel okuma materyalleri sağlayın.
Mümkünse, katılımcılara etkinlikten bir ya da iki gün önce hatırlatma e-postası gönderin (aldığınız kayıt hizmetine güveniyorsanız bu gerekli olmayabilir).
Katılımcılara eğitim mekanının ulaşılabilirliği ve erişilebilirliği ile ilgili hatırlatma yapın. Otopark ve toplu taşıma seçenkeleri ile ilgili ayrıntılı bilgileri gönderin.
Etkinlik esnasında
Etkinliğinizin başlangıcında temizlik için biraz zaman ayırın. Hashtag'leri ve WiFi şifrelerini yazın.
Etkinlikten uzun süre önce
Hangi yiyecek/içecekleri sağlamanız gerekecek veya bunları katılımcıların kendilerin mi getirmesi gerekecek? Eğer yiyecek/içecek sağlıyorsanız, fon bulmanız ya da kayıt için ücret talep etmeniz gerekebilir.
Gerekiyorsa, kayıt esnasında katılımcıların diyet gereksinimleri ile ilgili önceden bilgi alabilirsiniz - ancak bunun sizin için işleri çok karmaşık hale getirebileceğini de dikkate alın. Bazen yemek şirketinden yeterli çeşit (vejetaryen, vegan, glutensiz vb.) sağlamasını istemek ve kayıt formlarına eğer varsa katılımcıların (intoleranslar ve alerjiler gibi) belirli durumları/taleplerini belirtebilecekleri boş bir alan eklemek daha iyidir.
Etkinlikten kısa süre önce
Etkinlik mekanını kontrol edin ve yiyecek/içecek şirketini ne zaman ve nereye teslimat yapılacağı konusunda bilgilendirin.
Etkinlik esnasında
Yiyecek/içecek servisinin gelmemesine, yanlış öğle yemeği verilmesine ya da birşeylerin unutulma ihtimaline karşlılık yiyecek/içecek şirketinin iletişim bilgilerine sahip olduğunuzdan emin olun.
Etkinlikten uzun süre önce
Çalıştayınızın eğitmenler ve katılımcılar için samimi, kapsayıcı ve saygılı bir ortam olmasını sağlamaya yardımcı olmak için etkinliğiniz için etkili Davranış Kuralları (Code of Conduct - CoC) belirleyin veya oluşturun. Davranış Kurallarının katılımcılara önceden iletildiğinden emin olun—etkinlik web sitenize (bkz. görev 2) ve etkinlik yerine görünür olacak şekilde yerleştirmenizi öneririz. Kayıt esnasında katılımcılardan Davranış Kurallarını gözden geçirmeleri ve kabul etmeleri istenmelidir. Davranış Kurallarınıza, ihlalin açık sonuçları dahil edilmelidir (örneğin, çalıştaydan çıkarılma). İhlaller için raporlama sürecinin etkinlik öncesinde ve etkinlik esnasında açıkça iletildiğinden ve Davranış Kuralları raporlamaları için en az bir iletişim kişisinin belirlendiğinden emin olun. Ödünç alabileceğiniz ya da uyarlayabileceğiniz örnekler:
Etkinlikten kısa süre önce
Davranış Kurallarının etkinlik web sitesinden (eğer mevcutsa) kolayca erişilebilir ve görünür olduğundan emin olun; etkinliğinizin bir web sitesi yoksa, Davranış Kurallarını basılı olarak çoğaltıp, katılımcılara dağıtın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılar için Davranış Kuralları ihlallerini bildirebilecekleri güvenli bir alan olduğundan emin olun. Yaptırımları iletin ve herhangi bir ihlal olursa takip edin.
Etkinlikten uzun süre önce
Bir şablon hazırlayın ve kayıtları kimin tutacağını ya da kayıt sürecini kimin izleyeceğini belirleyin.
Etkinlikten kısa süre önce
Etkinliğin ve düzenleyicinin logolarını ve gerektiğinde elektronik olarak dağıtılabilecek etkinlik bilgilerini içeren jenerik bir katılım sertifikası hazırlayın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılara katılım sertifikasına ihtiyaçları olup olmadığını sorun.
İmza kağıdı gerekiyorsa, gün içinde kontrol ettiğinizden emin olun ve kayıt esnasında doldurulmasını isteyin.
Etkinlikten uzun süre önce
Katılımcıların aradıkları yeri kolayca bulmalarına yardımcı olmak için etkinlik mekanını kontrol edin ve yönlendirme yapılacak noktaları belirleyin.
Etkinlikten hemen önce
Yönlendirmeleri tasarlayın, çıktısını alın ve yerlerine yerleştirip, kayıt masasına faydalı olabilecek bilgileri bırakın.
Etkinlik esnasında
Yönlendirmeleri etkinlik sonrasında kaldırın.
Etkinlikten uzun süre önce
Sosyal medya etkinliklerinizi planlayın, diğer departmanlardan ve/veya ortak kuruluşlardan bilgi paylaşımı için yardım isteyin.
Etkinlikten hemen önce
Notlarınızı hazırlayın (Google Dokümanlar ya da Etherpad vb. kullanarak). Sosyal medyada duyurular yapın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılarınıza videoya çekilmek, fotoğraflanmak ve sosyal medyada görünmenin onlar için uygun olup olmadığını sorun. Büyük bir kitle söz konusuysa, görünmek istemeyenlere çıkartma dağıtmayı düşünebilirsiniz.
Not almadan ve sosyal medyadan sorumlu kişileri belirleyin. Dikkat kaybına karşılık mola amaçlı olarak bu kişileri rotasyona tabii tutun.
Kullanım sözleşmeniz bunu gerektiriyorsa, mekanı düzenli ve temiz bıraktığınızdan emin olun.
Etkinliğin nasıl gittiği hakkında diğer eğitimcilerden/konuşmacılardan bilgi alın.
Katılımcılara eğitim sonrası değerlendirme anketi gönderin (bkz. Eğitimin değerlendirilmesi) ya da etkinlik esnasında bir değerlendirme formu dağıtıp, etkinlik sonunda katılımcıların bunları teslim ettiğinden emin olun.
Değerlendirme formundaki soruları okuyun ve sayın. Kendi değerlendirmenizi yapın.
Eğer önceden erişilebilir değilse, etkinlik esnasında kullanılan tüm materyali (sunumlar, dokümanlar) erişilebilir hale getirin. Mümkünse, açık lisanslar sağladığınızdan ve katılımcı kimliklerinin (örneğin, bir not dokümanında) belirgin olmadığından emin olun.
Fonlayıcınız ve kurumunuz için bir rapor hazırlayın ve gerekiyorsa bu raporu (blog, Twitter, web sitesi vb. aracılığıyla) herkesin erişimine açın.
| Ne? | Ne zaman ve kim? | Yapıldı mı? |
|---|---|---|
Ekipman/araç | ||
Hangi teknik ekipmana ihtiyaç olduğunu belirleyin | ||
Yeterli elektrik prizi olup olmadığını kontrol edin | ||
Katılımcılar için WiFi talimatlarını hazırlayın | ||
Video kaydı ve fotoğraf çekimini organize edin | ||
Eğitimden birkaç gün önce ekipmanı test edin | ||
Alıştırmalar için broşürleri, geri bildirim formlarını ve materyalleri yazdırın veya çevrimiçi yayınlayın | ||
Kağıt panolarını ve mantar panoları hazırlayın | ||
Etkinlik mekanı | ||
Asansör erişimini, erişilebilir girişleri, rampaları kontrol edin | ||
Toplu taşıma ve otopark uygunluğunu kontrol edin | ||
Hamile/anne odası, mescit ve cinsiyet ayrımı gözetmeyen tuvaletlerin yerini belirleyin | ||
Açık, okunaklı yönlendirmeler | ||
Etkinlikten önce yardımcılarınızı bilgilendirin | ||
Duyurma/tanıtma | ||
İletişim kanallarını belirleyin | ||
Çevrimiçi yapıyı kurun | ||
E-posta listelerine etkinlik bilgisi gönderin | ||
Sosyal medyada etkinliğiniz hakkından bilgi paylaşın | ||
Kayıt | ||
Kayıt modülünü oluşturun | ||
Diyet gereksinimleri ve alerjiler hakkında bilgi toplayın | ||
Çoçuk bakımı gereksinimini sorun | ||
Birkaç günden fazla etkinlikler için otel bilgisi sağlayın | ||
Katılımcılara kayıt onaylarını/davetiyeleri gönderin ve etkinlik mekanına erişim için (metin ve görüntü kullanarak) net bilgi sağlayın | ||
Etkinlikten bir ya da iki gün önce hatırlatma gönderin | ||
İsim etiketlerini ve basılı katılımcı listelerini hazırlayın | ||
Bir kayıt masası hazırlayın | ||
Daha büyük etkinlikler için vestiyer organize edin | ||
Yiyecek/içecek | ||
Yiyecek/içecek seçeneklerini ve ihtiyaçlarını belirleyin | ||
Yiyecek/içecek ayarlamasını yapın | ||
Yemeklerin düzgün şekilde etiketlenip etiketlenmediğini kontrol edin (özellikle diyet gereksinimleri ve alerjilerle ilgili olarak) | ||
Etkinlik esnasında iletişim | ||
Katılıcımları acil çıkışlar, yiyecek/içecek ve tuvaletlerin yerleri vb. ile ilgili bilgilendirin | ||
Video kayıtları, canlı yayın ve/veya fotoğraflar için izin formları dağıtın | ||
Etkinlik sonrası dağıtım | ||
Kağıt panoları ve diğer dijital olmayan materyal veya çıktıların fotoğraflarını çekin | ||
Katılım sertifikalarını dağıtın ya da gönderin | ||
Katılımcılara eğitim materyallerini (slaytlar, notlar, video kayıtları) sağlayın ya da gönderin | ||
Fonlayıcınız ya da kurumunuz için bir rapor hazırlayın | ||
Değerlendirme | ||
Çevrimiçi ya da basılı olarak geribildirim formu sağlayın ya da dağıtın |
Christodolou ve diğerleri (2014). How to conduct a successful workshop: The trainee’s perspective (Arab Journal of Urology), 12(1), 12-14. doi.org/10.1016/j.aju.2013.08.004
Commission on Disability Rights of American Bar Association (2016). Planning Accessible Meetings and Events. A toolkit. PDF
Pavelin ve diğerleri (2014). Ten simple rules for running interactive workshops, PLOS Biology. doi.org/10.1371/journal.pcbi.1003485
SPARC (t.y.). Diversity, Equity, and Inclusion. Conference Planning Checklist. sparcopen.github.io
Wilson G. Software Carpentry: lessons learned [sürüm 2; hakem: 3 onaylandı]. F1000Research. 2016;3:62. doi.org/10.12688/f1000research.3-6e 2.v2
Fikir alınan kaynaklar
International Council on Archives (2010). Organising training workshops and seminars: Guidelines for professional association. PDF
Software Carpentry. Workshop Operations. software-carpentry.org
Software Carpentry. Teaching and Hosting. Admin Checklist. software-carpentry.org
Wikihow. Conduct a Workshop. wikihow.com
